jobs

Friant Water Authority

1121 L Street, Ste 610
Sacramento , CA
Apply Now

Executive  Assistant

Friant Water Authority
Sacramento, CA Full-time
Posted on May 25, 2018

Position Summary

The Executive Assistant to the Chief Executive Officer (CEO) of the Friant Water Authority (FWA) provides  executive, administrative, and development support to the CEO. The Executive Assistant serves as the  primary point of contact for internal and external constituencies on all matters pertaining to the CEO. The  Executive Assistant serves as a liaison to the senior management team; in coordination with the  Government Affairs and Communications Manager, organizes and coordinates the CEO’s outreach and  external relations efforts; and oversees special projects. 

Essential/Primary Responsibilities

  • Assists the CEO with daily administrative duties and completes a  broad variety of administrative tasks that include managing an  active calendar of appointments; completing expense reports;  composing and preparing correspondence; arranging complex and  detailed travel plans, itineraries and agendas and compiling  documents for meetings. Supports the CEO in his external  commitments.
  • Plans, coordinates, and ensures that the CEO’s schedule is well‐ organized and prioritized. Manages an extremely busy calendar of  appointments, including meeting scheduling with staff, Board  members, and external agencies.
  • Communicates with the general staff on the CEO’s behalf and  coordinates logistics with high‐level meetings both internally and  externally.
  • Communicates directly and on behalf of the CEO with Board  members, senior management team members, and with the offices  of the executives of external organizations, including public agencies.
  • Manages special activities and projects, which may include coordinating FWA’s annual meetings;  FWA Board retreats and dinners; arranging hotel accommodations for visiting Board members if  needed; and processing travel reimbursement requests.
  • Assists in coordinating the agenda of Board meetings and senior management team meetings.  Prepares an account of the meetings and designates and follows up on assigned action items.  Performs other duties as assigned. 

Experience and Education

  • A minimum of ten years of experience providing administrative support is preferred, with at least  five years’ experience as an executive assistant. 
  • Associate degree or bachelor’s degree is preferred.
  • Possession of a valid California Class C Driver License (or the ability to obtain one) is required at the  time of appointment.
  • Skills and Abilities
  • Ability to learn quickly, work well under pressure, meet deadlines, and complete tasks in a timely  manner.
  • Ability to handle sensitive information with strict confidentiality and maintain a high degree of  professionalism.
  • Strong interpersonal skills and the ability to build relationships internally and with staff from other  agencies.
  • Proficiency in Windows and Apple products, including MS Word, EXCEL and PowerPoint; proficiency in Adobe Acrobat; expert in Microsoft Outlook and calendar management.
  • Ability to conduct research and present data in a succinct and well‐written manner.
  • Ability to work independently and with professional discretion.
  • Excellent writing, editing, grammatical, organizational, and research skills.
  • Excellent management, time‐management, and problem‐solving skills.
Working Conditions
Most work will occur in an office setting. Occasional travel may be involved. The position is located in  Sacramento, California.
 
Salary and Benefits
Salary is commensurate with qualifications and experience. FWA has an excellent benefits package,  including generous health, leave, and retirement programs.
 
Application
For questions and inquiries, please visit www.friantwater.org/employment
or contact Becky Briones, (559)  562‐6305.
If interested in this position, please provide a resume and cover letter by clicking “Apply Now” button  by  5:00 p.m. PST, June 18, 2018.  

 

FWA is an Equal Opportunity Employer. FWA does not discriminate on the basis of race, color, ancestry, national origin, religion, creed, age (over 40), disability, sex, gender (including pregnancy, childbirth, breastfeeding or  related medical conditions), sexual  orientation, gender identity, gender expression, medical condition, genetic information, marital status, military and veteran status,  or any other basis covered by appropriate law. All employment is decided on the basis of qualifications, merit, and business need. 

 

FWA is a joint‐powers authority formed in 2004  by a majority of the water  agencies who receive water from the Friant Division of the Central  Valley Project. Its primary  purposes are to operate  and maintain the Friant‐Kern Canal and to serve  the information and  representation needs of its  15 member agencies.  Learn more at  www.friantwater.org.

 

The Friant Division of the Central Valley Project delivers water to over one million acres of irrigable farm land on the eastside of the southern San Joaquin Valley from approximately Chowchilla on the north to the Tehachapi Mountains on the south. Friant Water Authority represents the majority of Friant Division water users and maintains and operates the Friant-Kern Canal, which supplies San Joaquin River water stored at Millerton Lake to more than 30 irrigation districts and cities, and to 15,000 family farms.

Apply Now

By clicking on the submit button, your information will be shared with this employer. You may be contacted from time to time regarding other opportunities that become available.